BASE DE DATOS

Una base de datos es un conjunto de registros que están organizados para un uso determinado.  Las bases de datos de Access tienen la extensión .MDB.

Una base de datos  es una recopilación o colección de datos de información relativa a un asunto o propósito particular, relacionados con un tema o propósito determinado, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etc.

Por ejemplo, los datos completos de los empleados de una empresa. Se puede deducir, por lo tanto, que casi todas las empresas necesitan almacenar la información que manejan de una manera organizada, y una base de datos es la herramienta óptima para este fin.

Microsoft Access, permite ordenar y estructurar la información de manera que su actualización y gestión sea sencilla y eficaz.

El primer paso que debe seguir para la creación de bases de datos consiste en crear tablas. Cualquiera que sea la información que tenga, necesita una o más tablas en la base de datos para almacenar dicha información.

Permite compartir información.

CONCEPTOS BASICOS

Dato: Cualquier pieza de información puede ser llamada dato.  Los datos y los hechos son representados por medio de valores cómo números, cadenas de caracteres, o símbolos que sustenten algún significado.

Archivo: Colección de registros almacenados siguiendo una estructura homogénea.

Información: Es un conjunto ordenado de datos los cuales son manejados según la necesidad del usuario.

Contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser  clientes o pedidos. Contiene filas, denominadas registros, y columnas, denominadas campos.

Campo: Es el componente de una tabla que contiene un elemento específico de información. Por ejemplo, nombres, apellidos, direcciones, ciudades, etc. En una tabla los campos corresponden a las columnas.

Registro: Un conjunto de datos acerca de un evento, persona, lugar, o algún otro elemento en una tabla. Por ejemplo, datos personales de un empleado, datos de un producto. Cada registro contiene todos los campos de la tabla diseñada. Los registros en una tabla corresponden a las filas.

Clave principal: La clave principal es un identificador, como un número de pieza o el  código de producto, son valores  únicos para cada registro. Se utiliza para distinguir un registro de otro, las tablas contienen un campo de clave principal, además  debe ser una información que no cambie con frecuencia.

OBJETOS  O ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

Tabla: En Access, una tabla es un objeto que almacena datos en filas(registro) y en columnas(campos). Es la estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos relacional.

   

Contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes tipos de datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos, y las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Cada tabla contiene filas, denominadas registros, y columnas, denominadas campos.

Consultas: es el objeto de Access que proporciona una visión personal de los datos de las tablas ya creadas.

 Es la acción a través de la cual se puede localizar información contenida en una base de datos.

Formularios: es el objeto de Access diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas. permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado.

Informes: Es usado para imprimir los registros almacenados en una base de datos, utilizando un formato personalizado por el usuario. recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más importantes.

Macros: Es una lista de acciones diseñadas por el usuario y que Access realiza en forma automática. Se puede interpretar como un comando, que al ejecutarlo, desarrolla una serie de acciones en un orden específico automáticamente.

Páginas.

    Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.

Módulos.

    Un módulo es el objeto de Access2003 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programación con Access.

la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Diseñar una base de datos:

En una base de datos relacional, como las que se crean con Access, la información sobre diferentes temas se almacena en tablas separadas. Para reunir la información de una manera significativa, deberá indicar a Access cómo se relacionan entre sí los diferentes temas.

a)     Determine el propósito de la base de datos. Esto le ayudará a decidir qué se desea almacenar.

b)     Determine las tablas: Divida la información en diferentes temas.

c)     Determine los campos: Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada campo se muestra como una columna en la tabla.